Jumat, 19 Oktober 2012

FUNGSI ADMINISTRASI



1.      Forecasting (Peramalan)
Peramalan atau forecasting adalah suatu upaya untuk memperoleh gambaran mengenai apa yang akan terjadi di masa yang akan datang. Dalam hal ini gambaran yang didapat tersebut akan menjadi acuan untuk membuat suatu keputusan. Pada kondisi yang tidak menentu sulit bagi kita untuk menentukan suatu perencanaan yang efektif. Peramalan dapat membantu para pemimpin untuk mengurangi ketidakpastian dalam melakukan perencanaan.
Peramalan adalah suatu proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang atau jasa. Dalam dunia bisnis, peramalan merupakan dasar bagi perencanaan kapasitas, anggaran, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan inventory, perencanaan sumberdaya, perencanaan pembelian atau pengadaan bahan baku, dan sebagainya.
Peramalan berfungsi untuk membuat ramalan kebutuhan (demand) dari produk yang harus dibuat yang dinyatakan dalam kuantitas (jumlah) produk sebagai fungsi dari waktu. Peramalan dilakukan dalam jangka panjang (long term), jangka menengah (medium term), dan jangka pendek (short term). Estimasi yang berkaitan dengan pernyatan (1) what will be demanded, (2) how many, dan (3) when it should be supplied? Monitoring peramalan sangat diperlukan dengan jalan melakukan perbandingan antara kebutuhan yang diramalkan dengan yang senyatanya. Untuk itu bisa segera dilakukan tindak koreksi terhadap kebutuhan yang diramalkan.
Metode peramalan dapat diklasifikasikan menjadi dua kategori, yaitu Kualitatif dan Kuantitatif. Metode kualitatif ini merupakan metode untuk melakukan forecast tapi tanpa data-data historis (periode penjualan sebelumnya). Misalnya kita baru saja mendirikan perusahaan. Kita tidak tahu berapa yang akan kita jual untuk periode berikutnya? kita bisa memprediksinya dengan melakukan riset pasar atau dengan metode Delphi.
Sedangkan untuk kuantitatif, kita bisa menggunakan data data periode historis (periode sebelumnya untuk melakukan peramalan). Tentu saja ada model dan perhitungan matematisnya untuk memprediksi hasil forecast. Bisa menggunakan model Regresi, Econometric, Time series analysis. Selain dua metode kategori diatas kita bisa melakukan pembuatan model simulasi forecast untuk mengetahui hasil prediksinya.
Konsep pertama dan utama dari forecaster (peramal) adalah: Peramalan selalu salah, tetapi beberapa hasil peramalan bisa berguna. Peramalan dilakukan karena kita harus membuat sebuah keputusan jauh sebelum informasi aktual yang dibutuhkan ada. Jika kita menunggu sampai informasi tersedia kemungkinan besar sudah terlambat.
Hal yang harus dilakukan dalam meramal adalah dengan mengumpulkan data masa lalu dan mengembangkan model peramalan dengan lebih dari satu teknik. Kemudian uji validasi dan pilih model yg paling akurat dan gunakan model terpilih untuk melakukan peramalan yang sebenarnya. Data sebenarnya baru akan muncul setelah beberapa periode kemudian
Pengukuran akurasi peramalan biasanya dilakukan untuk membandingkan dan memilih di antara 2 atau lebih teknik peramalan. Jika kita hanya punya satu teknik di tangan, pengukuran akurasi peramalan tidak punya banyak arti karena kita tidak akan memilih apapun.
Konsep dasarnya adalah, model peramalan dianggap akurat jika error peramalannya kecil, atau lebih tepatnya, jika kita punya dua teknik peramalan, A dianggap lebih akurat dari B jika error ramalan teknik A lebih kecil. Error peramalan dihitung dari perbedaan antara hasil peramalan dan data aktual.
Metode yang paling populer adalah dengan melihat pola data. Teknik yg sudah diaplikasikan di antaranya adalah linear regression, non linear regression, Bayesian Regression, ARIMA (Box Jenkins), Moving Average, dll.
Salah satu asumsi utama pengunaan teknik-teknik di atas adalah bahwa: pola data yang terjadi di masa lalu akan berulang di masa mendatang. Dengan kata lain, jika asumsi tersebut tidak dipenuhi maka kemungkinan besar hasil ramalan menjadi tidak akurat.Sayangnya tidak ada teknik yang paling bagus untuk semua kasus peramalan.
Dari sisi teknis, bagus adalah akurat. Banyak penelitian menunjukkan bahwa teknik yang lebih canggih tidak selalu lebih akurat. Cara yang ‘paling benar’ untuk mengukur akurasi peramalan tentunya adalah dengan membandingkan hasil ramalan dengan kondisi nyata di lapangan.
Pada akhirnya kembali lagi bahwa manusia tidak mungkin mengetahui masa mendatang secara tepat, tetapi dengan melakukan peramalan, setidaknya kita dapat mempersiapkan untuk segala kemungkinan yang terjadi.

2.      Planning dan Budgeting
Planning (Perencanaan)
Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa:planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.”
1.      Batasan Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
2.      Unsur Perencanaan
1.      Tindakan apa yang harus dikerjakan
2.      Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3.      Dimana tindakan tersebut dilakukan
4.      Kapan tindakan tersebut dilakukan
5.      Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6.      Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
3.      Proses Pembuatan Rencana
1.      Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2.      Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3.      Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4.      Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
4.      Siapa Saja Yang Membuat Rencana
1.      Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2.      Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3.      Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan – Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
5.      Bentuk-bentuk Perencanaan
Recana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. – Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi – Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi 2. Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu : 1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan 2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. 3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3. Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. – Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. – Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
Budgeting (Anggaran)
Anggaran adalah rencana-rencana kegiatan manajerial yang dinyatakan dalam bentuk keuangan. Anggaran tersebut merupakan perencanaan laba  komprehensif jangka pendek yang memuat Tujuan dan sasaran perusahaan. Anggaran juga merupakan alat bagi manajemen yang menjamin pencapaian sasaran organisasi.
            Anggaran yang disusun perusahaan tersebut harus disesuaikan dengan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Anggaran harus menggambarkan/merefleksikan adanya beban tambahan yang diperlukan usaha yang dilakukan (dalam bentuk iklan dan promosi atau pemasaran) untuk memacu/mendorong penjualan dan meningkatkan image perusahaan termasuk   estimasi biaya upah dan gaji untuk mendukung tenaga penjualan yang lebih besar dan memberikan struktur komisi yang lebih menarik dengan harapan dapat lebih memotivasi usaha-usaha penjualan. Selanjutnya dalam anggaran hendaknya terkandung estimasi cash flow yang berkaitan dengan waktu pengumpulan kas dari pelanggan, pembayaran kas ke supplier, dan mengantisipasi peningkatan beban rupa-rupa. Dengan kata lain anggaran tersebut harus dibuat secara rinci mengenai bagaimana suatu perusahaan diharapkan beroperasi. Anggaran memiliki beberapa fungsi, yaitu :
1.      Merupakan hasil akhir dari suatu proses perencanaan perusahaan. Sebagai hasil negosiasi antar anggota perusahaan maka ia mengandung konsesus/kesepakatan organisasi tentang operasionalisasi tujuan perusahaan dimasa yang akan datang.
2.      Merupakan cetak biru bagi pelaksanaan tindakan, yang merefleksikan apa yang menjadi prioritas-prioritas manajemen dalam mengalokasikan sumber daya-sumber daya perusahaan. Anggaran juga memberikan indikasi mengenai bagaimana unit-unit kecil organisasi diarahkan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.
3.      Berfungsi sebagai alat komunikasi internal perusahaan, yang menghubungkan satu departemen atau divisi dengan lainnya dan dengan top manajemennya.
4.      Menyatakan sasaran dalam kriteria kinerja atau standar yang dapat diukur dan dibandingkan dengan hasil operasi yang dicapai. Dengan demikian dapat dijadikan dasar bagi evaluasi/penilaian kinerja bagi manajer pusat laba dan biaya.
5.      Berfungsi sebagai alat kontrol yang dapat menunjukkan secara nyata kepada manajemen mengenai bagian-bagian yang menjadi kekuatan atau kelemahan perusahaan. Hal ini memungkinkan manajemen menentukan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.
6.      Dapat mempengaruhi  dan memotivasi para manajer dan karyawan untuk melakukan tindakan  konsisten secara efisien dan efektif serta sesuai dengan sasaran organisasi.
Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa anggaran dapat dianggap sebagai alat manajemen untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Dalam pelaksanaan program anggaran, penting bagi manajemen puncak untuk tidak menggunakan program ini sebagai cara menekan karyawan atau mencari kambing hitam atas suatu masalah. Tekanan tersebut hanya akan menghasilkan permusuhan, ketegangan, ketidakpercayaan dan bukannya peningkatan kerjasama serta produktivitas. Anggaran seharusnya tidak digunakan sebagai alat penekan, tetapi sebagai alat yang positif untuk membantu pencapaian tujuan, pengukuran prestasi, dan penentuan bidang yang memerlukan usaha serta perhatian yang lebih besar. Pandangan pekerja yang salah tentang program anggaran dapat dibatasi dengan keterlibatan aktif seluruh tingkatan organisasi dan dapat juga diatasi dengan penggunaan program anggaran ini secara tepat pada periode waktu tertentu.

3.      Organising (Pengorganisasian)
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yangsesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, danlingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses susunan strukturorganisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalahpengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja  organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenissaling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada strukturformal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi.
     Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu padaorganisasi bertanggung jawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan. Keduaaspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untukmencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Ada beberapa pengertian organisasi antara lain yaitu :
1.      Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang palingefektif sumber daya yang ada.
2.      Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dan pada tiapkelompok diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenanguntuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3.      Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas- tugas dan para karyawan.
4.      Cara para manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalamdepartemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan dalampelaksanaan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formalmengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantarapara anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien.
      Ada beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu :
1.      Bagan organisasi formal
2.      Pembagian kerja
3.      Departementalisasi
4.      Rantai perintah atau kesatuan perintah
5.      Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6.      Saluran komunikasi
7.      Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan.
     Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu :
1.      Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalammencapai tujuan    organisasi.
2.      Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logikadapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja sebaiknya tidakterlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehinggaada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3.      Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga ada koordinasipekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu danharmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggotaorganisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisiensiandan konflik.
Bentuk struktur organisasi bermacam-macam, tetapi pada pokoknya adaempat, yaitu : organisasi line (line organization), organisasi garis dan staf (line andstaff organization), organisasi fungsional (functional organization), dan organsaisimatriks.

4.      Staffing (penyusunan personalia)
Staffing adalah salah satu fungsi manajemen yang melakukan penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Hubungan staffing dengan pengorganisasian :
Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal yang menampung berbagai kegiatan yang harus dilakukan pada suatu organisasi. Sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang memangku masing-masing jabatan yang terdapat didalam organisasi.
Jika diibaratkan sebuah kendaraan..pengorganisasian menyiapkan kendaraan, sedangkan staffing mengisi pengemudinya.Ketika manajer melaksanakan fungsi staffing, hal itu akan sangat berpengaruh terhadap tingkat pencapaian tujuan (kinerja organisasi)
Prinsip Staffing : mengarahkan karyawan yang tepat untuk berkontribusi terhadap pencapaian tujuan dalam sistem manajemen.
" The Right Man on The Right Place"
Proses Staffing :
ü  Perencanaan kebutuhan SDM
ü  Recruitment (penarikan tenaga kerja)
ü  Pelatihan dan Pengembangan
ü  Pemberian kompensasi
ü  Pemeliharaan
ü  Integrasi pengusaha dan karyawan untuk menjadi partner kerja
ü  PHK
Memimpin (Leading) :suatu proses untuk memengaruhi seseorang atau kelompok kegiatan terhadap pencapaian tujuan yang telah ditentukan
Kepemimpinan (Leadership) :adalah sebuah kemampuan dalam menggunakan kekuasaannya (power) untuk menggerakkan orang lain yang diarahkan demi pencapaian tujuan organisasi.
Jenis Kekuasaan :
ü  Coercive Power      : dengan dasar pemberian sanksi
ü  Reward Power        : dengan dasar pemberian hadiah
ü  Legitimate Power   : dengan dasar jabatan yang sah
ü  Expert Power          : dengan dasar keahlian
ü  Refferent Power      : dengan dasar rekomendasi
Gaya Kepemimpinan ( Styles of Leadership ) :Kepemimpinan Otokratis : pemimpin mendominasi pengambilan keputusan, memberi sanksi pada bawahan yang melakukan kesalahan, komunikasi satu arah (Top Down).
    Kepemimpinan Demokratis : pemimpin memberdayakan pemikiran bawahan, dalam pengambilan keputusan mempertimbangkan masukan dari bawahan. komunikasi dua arah (Top Down dan Bottom Up)
Teori dua faktor Herzbergterdapat dua faktor yang memengaruhi tingkat kepuasan kerja karyawan :
1.      Motivational Factors
Pencapaian prestasi kerja
Pengakuan atau penghargaan hasil kerja
Jenis pekerjaan menarik
Tanggung jawab pada pekerjaan
Pengembangan karir
2.      Maintenance Factors
Gaji
Sistem pengawasan
Kebijakan dan administrasi organisasi
Hubungan antar karyawan
Kondisi lingkungan kerja

5.      Directing And Commanding
Directing adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan,saran-saran perintah-perintah atau instruksi-instruksi kepada bawahan, dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan tersebut,agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah di tetapkan semula.

6.      Leading
Leading adalah sebuah program kepemimpinan yang lebih dari sekedar sebuah pelatihan, ini membutuhkan konsultasi dengan pihak manajemen untuk menentukan praktek-praktek kepemimpinan yang mendukung service philosophy organisasi.

Pelatihan Leading memberikan kesempatan bagi peserta untuk menciptakan sebuah kerangka kerja kepemimpinan yang dipusatkan pada kepuasan pelanggan dan semangat team. Hal ini akan membantu team leader untuk memimpin dari depan dan mempunyai rasa memiliki atas tugas dan fungsi mereka yang baru dalam kaitannya dengan tantangan masa depan dan tujuan organisasi.
Terdapat empat komponen inti dalam lokakarya ini.
ü  Pertama, menangani realitas pasar dalam kaitannya dengan klien dan menganalisa tugas pemimpin dalam upaya mempertahankan loyalitas pelanggan.
ü  Kedua, membahas pentingnya semangat team, dan bagaimana dampak dari seorang pemimpin terhadap semangat tersebut.
ü  Ketiga, mempelajari persepsi terhadap kinerja pemimpin dalam dimensi kepemimpinan melalui umpan balik dari rekan kerja, atasan dan bawahan.
ü  Keempat, memberikan kesempatan untuk mempraktekkan kemampuan mereka dalam upaya meningkatkan kinerja team melalui bimbingan.

7.    Coordinating
Coordinating adalah suatu proses pengintegrasian tujuan dana ktivitas unit-unit yang terpisah (departemen/ bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Coordinating  memeiliki manfaat-manfaat sebagai berikut :
1.    Terjadi efisiensi di semua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian
2.      Adanya suasana kerja yang tentram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak setiap anggota organisasi.
3.      Terdapat kesatuan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi.
4.      Menghindarkan adanya konflik dan perebutan sumber/fasilitas dalam organisasi.
5.      Menjamin adanya kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam pekerjaan.

8.      Motivating (Penggerakan)
Motivasi berasal dari bahasa Latin, Mavere yang berarti dorngan atau daya penggerak. Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan. (Malayu S. P. Hasibuan, 2001: 216)
Adapun menurut para ahli, pengertian motivasi adalah sebagai berikut:
1.      Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan
Motivasi adlaah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan bekerja seseorang, agar merka mau bekerja sama, bekrja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan.
2.      Wayne F. Cascio
Motivasi adlah suatu kekuatan yang dihasilkan dari keinginan seseorang untuk memuaskan kebutuhannya (Misalnya: rasa lapar, haus dan berasyarakat)
3.      Stephen P. Robbine
Motivasi sebagai suatu kerelaan untuk berusaha seoptimal mungkin dalam pencapaian tujuan organisasi yang dipengaruhi oleh kemampuan usaha untuk memuaskan beberapa kebutuhan indvidu. (Malayu S. P. Hasibuan, 2001: 219)
Penggerakan (motivating) dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemberian dorongan bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis. (Sondang P. Siagian, 2003, hal: 106).
Motivasi adalah salah satu fakktor penting yang menentukan efisiensi organisasi. Kinerja manusia dalam suatu organisasi tergantung dari kemampuan dan motivasi mereka. Motivasi merupakan alat ampuh di tangan manajemen dalam memberi insppirasi karyawan. (Bernardine R. Wirjana, 2007, Hal: 83-84)
Ditinjau dari segi filsafat administrasi dan manajemen, fungsi organik ini merupakan fungsi yang terpenting, karena pelaksanaan fungsi ini menjadikan manusia sebagai objek langsungnya. Untuk membedakan pelaksanaan fungsi itu pada tingkat administrasi dan manajemen dapat dikatakan bahwa administrativve motivating bersifat menyeluruh dan menyangkut semua orang di dalam organisasi, yaitu pemberian motif kepada setiap orang di dalam organisasi, terutama dilihat dari segi penentuan kebijakannya. Sedangkan menagerial motivating adalah lebih bersifat khusus dan lebih menonjolkan pemberian motif kepada para anggota organisasi secara individual. (Sondang P. Siagian, 2003, hal: 106).
Kenapa motivasi harus dilakukan pimpinan terhadap bawahannya?
1.         Karena pimpinan membagi-bagikan pekerjaannya kepada para bawahan untuk dikerjakan degan baik.
2.         Karena ada bawahan yang mampu untuk mengerjakan pekerjaannya, tetapi ia malas atau kurang bergairah mengerjakannya.
3.         Untuk memelihara dan atau meningkatkan kegairahan kerja bawahan dalam menyeesaikan tugas-tugasnya.
4.         Untuk memberikan penghargaan dan kepuasan kerja kepada bawahannya.



9.      Controlling ( Pengawasan )
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.
Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.
Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:
“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.”Atau“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”
Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.
Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).
Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:
a.       mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;
b.      menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;
c.       mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.
Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:
1.      Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.
Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.
2.      Pengawasan Preventif dan Represif
Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.
Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
3.      Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”
4.      Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid).
Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakannegara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

10.  Reporting
Reporting dalam manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.

0 Responses to “FUNGSI ADMINISTRASI”

Poskan Komentar

Sponsored by Jobs